Siklus Hidup Proyek (Inisiasi Proyek)

Berbicara Manajemen Proyek sebenarnya susah-susah gampang, tergantung besar kecilnya proyek, banyaknya sumber daya yang digunakan, semakin besar proyek maka kita harus dapat membagi wewenang yang seharusnya kita lakukan dengan bawahan kita, tidak perlu panjang lebar karena saya disini hanya akan menerangkan langkah-langkahnya saja, untuk menghemat waktu mari kita langsung ke inti.

Pada sebuah siklus hidup proyek terdapat 4 fase yaitu inisiasi, perencanaan, pelaksanaan dan penutupan. Pada tahap inisiasi proyek terdapat 6 tahap untuk diselesaikan sebelum melangkah ke tahap perencanaan, yang pertama yaitu pendefinisian kasus bisnis yang dikembangkan, dimana kita dapat mencari definisi pengembangan secara terperinci, menganalisa solusi potensial yang tersedia, dari tiap-tiap solusi tersebut kita dokumentasikan potensi keuntungan, biaya, resiko dan isu-isu, solusi yang direkomendasikan dan implementasi umum.

Setelah tahap pengembangan kasus bisnis kita dokumentasikan secara detail, maka langkah kedua adalah melakukan studi kelayakan pada proyek tersebut, pada setiap bagian pengembangan kasus bisnis, hal ini dilakukan untuk melakukan penelitian seperti apakah perkiraan biaya sangat masuk akal atau cukup untuk membiayai proyek tersebut selesai, apakah solusi yang ada dapat tercapai, apakah resiko yang ada dapat dihindari.

Tahap studi kelayakan telah selesai, semua solusi telah disetujui dan pendanaan telah dialokasikan maka sebuah proyek telah dimulai, langkah ketiga yaitu membuat project charter dimana pendifinisian visi, obyektif, jangkauan dan penyampaian untuk proyek tersebut. Pada langkah ini juga kita harus membuat struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, dan meringkas rencana aktifitas, sumber daya dan pendanaan yang dibutuhkan untuk memulai proyek. Akhirnya setiap resiko, isu, asumsi perencanaan dan hambatan telah terdaftar dan terdokumentasi dengan baik.

Project charter telah selesai dibuat, saatnya melangkah ke langkah keempat yaitu menentukan tim proyek, pada tahap ini cakupan dari proyek telah didefinisikan secara terperinci dan tim proyek telah siap untuk ditentukan. Walaupun Manajer Proyek dapat ditentukan pada setiap tahap pada proyek, Manajer Proyek perlu ditentukan prioritasnya pada pembentukan tim proyek. Manajer Proyek mendokumentasikan deskripsi pekerjaan secara terperinci untuk setiap peran pada proyek dan menunjuk sumber daya manusia ke setiap peran berdasarkan pada keahlian dan pengalaman yang bersangkutan. Pada saat tim telah memenuhi sumber daya yang sesuai maka kantor proyek telah siap untuk dibuat.

Mempersiapkan kantor proyek merupakan langkah kelima dari fase inisiasi proyek, kantor proyek adalah lingkungan fisik dimana tim proyek akan berbasis. Walaupun biasanya hanya memiliki satu kantor proyek pusat, memungkinkan juga untuk memiliki lingkungan kantor proyek maya dengan anggota tim proyek di berbagai lokasi diseluruh dunia. Tanpa menghiraukan lokasi, sebuah lingkungan kantor proyek yang berhasil akan terdiri dari komponen seperti lokasi baik fisik ataupun maya, fasilitas komunikasi seperti telpon, jaringan komputer, email, akses internet, penyimpanan file, penyimpanan basis data dan perlengkapan backup, serta peralatan untuk akunting, perencanaan proyek dan permodelan resiko.

Langkah keenam dalam inisiasi proyek yaitu melakukan peninjauan tahap yang telah dilakukan, hal ini pada dasarnya merupakan sebuah pemeriksaan untuk memastikan bahwa proyek telah mencapai pernyataan obyektif sesuai dengan yang direncanakan.
sumber: http://rachmat-hidayat.web.id/